Programma Manager
Periode: 03/10/2016 – 29/12/2017
- Deze opdracht wordt geschat op 275 mandagen, met een inzet van 5 dagen per week, aflopende op december 2017. Om de 3 maanden worden het aantal in te zetten mandagen geëvalueerd en indien nodig bijgestuurd.
- De werklocaties zijn hoofdzakelijk in de kantoren van W&Z en DS, tenzij overeengekomen om hiervan tijdelijk af te wijken. Minimaal wordt één dag per week op beide locaties gewerkt.
Waterwegen en Zeekanaal NV (W&Z) en nv De Scheepvaart (DS) zoeken een persoon met het profiel van Program Manager. De Program Manager zal ingezet worden voor de verdere uitwerking van het SWIM-programma W&Z en DS.
SWIM (SamenWerken door InformatieManagement) heeft als doel de samenwerking tussen de verschillende medewerkers van de organisatie maar ook met externe medewerkers efficiënter te maken door een verdere digitalisering en door een optimalisatie van de beschikbare informatie (beheer, kwaliteit, unieke gegevensbron).
Jouw verantwoordelijkheid:
De Program Manager zal het SWIM-programma aligneren met de businessstrategieën en objectieven uit de strategische langetermijnvisie voor SWIM. Nieuwe behoeften worden vertaald naar nieuwe projecten, geplaatst binnen een haalbaar tijdsbestek, rekening houdend met de ambities en beschikbare resources. De Program Manager zal ook optreden als coach voor de verschillende project trekkers. De Program Manager grijpt tijdig in en minimaliseert hierdoor het aantal escalaties naar het management. Op geregelde tijdstippen zal hij verslag uitbrengen aan het management van zowel DS als W&Z over de stand van zaken van de lopende SWIM-projecten en formuleert hierbij de nodige bijsturing indien noodzakelijk. Hij draagt hierbij de eindverantwoordelijkheid voor het bijhorende change management.
Jouw Takenpakket:
- Opmaken van het SWIM-programma en change management, in lijn met de langetermijnvisie voor SWIM.
- Bewaken van de strategische langetermijnvisie en bijhorende planning.
- Coaching van de SWIM-projectleiders.
- Frequente rapportering aan het management betrokken bij SWIM, telkens met duidelijk onderbouwde documenten.
- Ruime aandacht voor communicatie en verankering van het SWIM-programma
- Voldoende aandacht aan administratieve opvolging met de nodige documenten, notities, logboek van prestaties, rapporten, etc.
Voor wat betreft de realisatie van het systeemluik wordt nauw samengewerkt met de ICT-dienst en een externe projectpartner.
Werkomgeving en wijze van rapportering:
Project afstemming met/tussen de interne project trekkers en de externe partner zorgt ervoor dat de verschillende projecten op elkaar afgestemd blijven. Project sturing wordt voorzien samen met de project partner. De finale programma sturing wordt door het Management Comité voorzien, uitgebreid met een aantal expertenrollen.
Van de Program Manager wordt onder andere de volgende wijze van rapportering verwacht m.b.t. de planning:
- Bij het begin van elke maand wordt een highlevel-planning overgemaakt.
- Op het einde van elke maand wordt een prestatiestaat opgeleverd en vermeld welke deliverables behaald werden en welke niet (en waarom dan niet).
De Program Manager staat in voor de bewaking en sturing van het gemeenschappelijk SWIM-programma voor de waterwegbeheerders W&Z en DS heen gebruik makende van een methodologie als PRINCE2 of PMBOK, met het belangrijke principe van “Tailoring” als maatstaf. De principes van één van beide methodologieën zijn gekend en worden met gezond verstand toegepast waar nodig.
Waterwegen en Zeekanaal NV (W&Z) en nv De Scheepvaart beheren in Vlaanderen de waterwegen en watergebonden gronden. Met doel bij te dragen aan een betere mobiliteit in Vlaanderen door de binnenvaart te stimuleren en uit te breiden. Hiertoe exploiteren, onderhouden en investeren ze in deze waterwegen, ontwikkelen ze de omgeving in functie ervan en ondersteunen ze nieuwe ontwikkelingen. Tezelfdertijd beschermen wij de bevolking tegen wateroverlast door continu een goede waterafvoer te verzekeren en dijken en gecontroleerde overstromingsgebieden aan te leggen. De zorg voor milieu en veiligheid, evenals ‘de mens’ in het algemeen dragen wij hierbij hoog in het vaandel. Ook bouwen wij aan de recreatieve functies van de waterwegen voor wandelaars, vissers, fietsers, watersporters en pleziervaarders. Al deze activiteiten doen wij met respect voor de vele functies van deze waterwegen.
Beide entiteiten plannen op korte termijn een fusie naar De Vlaamse Waterweg.
Jouw profiel:
- Je beschikt over een degelijke kennis van zaken van de bedrijfsactiviteiten van DS en W&Z.
- Je beschikt over hoge analysemogelijkheden en kan omgaan met systemen en problemen van de meest complexe aard, waarvan de spanwijdte eventueel voorbij de grenzen van het SWIM-programma kan gaan.
- Je levert expertise, evalueert de vooruitgang en de kwaliteit, beheert de processen om problemen op te lossen en neemt indien nodig corrigerende maatregelen om de lopende projecten op het spoor te houden.
- Je hebt voldoende aandacht voor het veranderingsbeheer dat gerelateerd is aan de uitrol van het SWIM-programma binnen beide zowel DS als W&Z.
- Je geeft bijzondere aandacht aan de project overschrijdende communicatie en de verankering van het SWIM-programma binnen beide zowel DS als W&Z.
- Je vormt het eerste aanspreekpunt voor SWIM binnen de organisatie. Je ondersteunt waar nodig de business project managers bij de communicatie. Je staat in voor project overschrijdend stakeholder management
- Je geeft mee richting en sturing aan een geheel van activiteiten dat kadert in de optimalisatie van samenwerkingsactiviteiten en initiatieven binnen beide zowel DS als W&Z.
- Je geeft mee invulling aan de verdere uitbouw en optimalisatie van het strategisch beleid.
- Je vertaalt de strategische visie rond SWIM in projecten binnen het SWIM-programma.
- Je draagt bij tot een gemeenschappelijk begrip en engagement voor het SWIM-programma.
- Je waakt erover dat het SWIM-programma door beide organisaties gedragen wordt en uitvoerbaar is, en in lijn blijft met de langetermijnvisie voor SWIM.
- Je speelt een sleutelrol in het selecteren, prioriteren, evalueren, herverdelen en optimaliseren van de projectportfolio om te komen tot een uitgebalanceerde portfolio binnen het SWIM -programma.
- Je zorgt voor ondersteuning in de identificatie, aanpak en opvolging van risico’s en afhankelijkheden binnen het SWIM -programma.
- Je staat in voor de afhandeling van project overschrijdende problemen binnen het programma
- In deze rol stuur je ook de verschillende projectmanagers aan die aan jou rapporteren aangaande de voortgang, de correctheid, het budget, de timing, het risicobeheer, de kwaliteit en de klanttevredenheid van de verschillende SWIM-projecten. Je staat ook in voor het bevorderen van de samenwerking tussen de verschillende projectmanagers. Je stuurt bij waar nodig, teneinde de individuele projecten en activiteiten volgens de afspraken met zowel de interne als de externe klant op te laten veren en bij laten te dragen tot de realisatie van de programma-objectieven.
- Je rapporteert aan de leden van de stuurgroep SWIM.
Skills / vaardigheden:
- Project Management : 3 jaar kennis SharePoint senior
- Program Management : PRINCE of PMBOK
- Program Management : 5 jaar ervaring in uitwerken strategische visie
- Program Management : minimum 5 jaar ervaring in beheer projectportfolio
- Product Management
- Communicatie Management : stakeholder management
- Vlaamse Overheid : ervaring met overheidsopdrachten
- Perfecte mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands